La gestion électronique des documents (GED) et l’archivage électronique ont fait l’objet d’un échange, le 3 juin à Brazzaville, entre les sociétés Ofis et International Solutions & Technologies (isTEC), représentées respectivement par Serge Boumpoutou, directeur du développement, et Jean-Pierre La Hausse de Lalouvière, directeur général, et les représentants de différentes administrations publiques et privées
Concept novateur et processus déjà entamé par les grandes sociétés désireuses d’organiser et d’optimiser la gestion de leurs documents, la GED devient indispensable dans les organisations de plus en plus confrontées aux problèmes d’archivage, de circulation et de diffusion de l’information. En s’appuyant sur Ofis, intégrateur de solution au Congo, la société isTEC, déjà présente en Afrique, a expliqué les enjeux de la GED et le bénéfice que le programme apporte aux entreprises qui l’adoptent.
« L’objectif de la GED est de partager l’ensemble des documents d’une entreprise ou d’une administration — courriers, fax, emails, fichiers Office, photos, spool, etc. — pour pouvoir les retrouver immédiatement quel que soit le lieu où l’on se trouve », a précisé Jean-Pierre La Hausse de Lalouvière.
Ce processus met en œuvre un ensemble d’outils et de logiciels étudiés minutieusement et installés dans les sociétés qui l’adoptent après avoir compris son objectif. Il est donc possible, par exemple, d’automatiser la gestion des demandes de congé, les absences, de gérer et d’optimiser les archives papier et les courriers.
En Afrique, et particulièrement au Congo, où le papier est le support des échanges avec l’Administration, la GED représente, selon Serge Boumpoutou, une solution aux problèmes souvent décriés de perte de documents, d’impression massive avec les coûts que cela peut induire, de déficit de dispositifs de stockage et, surtout, de temps important perdu pour retrouver les documents. À en croire Jean-Pierre La Hausse de La Louvière, 80 % des informations ne sont pas structurés dans les entreprises et 40% de sociétés sont victimes de fraudes par manque de solutions perfectionnées.
Peu d’entreprises sont équipées et la plupart des tentatives se sont soldées par des échecs
Les solutions d’isTEC s’appuient sur des réseaux d’intégrateurs haut de gamme pour éviter les revers, car, selon une étude, 60% des projets africains de ce type ont été un échec. « Nous apportons une grande importance à l’analyse des besoins pour répondre au mieux aux attentes. Par ailleurs, nous proposons une offre globale pour la gestion des documents basée sur les leaders du marché », affirme le directeur général d’isTEC.
Pour la GED, en effet, isTEC représente en Afrique, via Ofis, la société Ever Team, qui est leader du domaine en Europe, en Afrique et au Moyen-Orient. L’offre propose chez un même éditeur la capture (numérisation des archives), le workflow, la gestion du courrier et des archives papier, l’intégration des emails, des photos, des spools, aussi bien sur une plateforme Java que SharePoint.
L’échange qui a suivi la présentation de la solution et des logiciels a été fructueux. Les entreprises, pour la plupart des sociétés de téléphonie mobile, d’assurances et des banques, ont présenté chacune les difficultés auxquelles elles sont confrontées dans la gestion des documents et les tentatives menées sans réel succès. Pour Jean-Pierre La Hausse de Lalouvière, il faut une décision du management pour réussir une telle intégration. Car si l’implémentation n’est pas bien définie, les résultats peuvent être mitigés.